Как сделать · Документы · Счёт и НДС · Хранение · Армения
Мерч почти всегда оплачивается по счёту от юридического лица, и именно на этом этапе заказы чаще всего спотыкаются о бухгалтерию. Партия пришла, а документов нет; счёт есть, а позиции в нём не совпадают с фактически принятым; поставщик работает на упрощённом режиме, а заказчик рассчитывал на полноценные налоговые документы. Процедура ниже описывает, какие документы запрашивать, что проверять в каждом из них до оплаты и как действовать, если документ не получен или получен не тот.
Пакет документов по заказу мерча формируется из четырёх блоков. Первый — коммерческое предложение или спецификация с позициями в зафиксированном состоянии. Второй — счёт на оплату. Третий — документы, подтверждающие факт приёмки: накладная с фактическим количеством и подписью получателя либо акт приёма-передачи. Четвёртый — платёжные документы и, при необходимости, налоговые документы по НДС.
Спецификация и счёт — не одно и то же. Спецификация описывает, что именно заказано, и остаётся приложением к договору. Счёт — требование об оплате конкретной суммы. Если между ними есть расхождение по количеству или по составу позиций, приёмка и оплата разойдутся, а документы придётся переоформлять.
Третий блок — самый часто недооценённый. Партия пришла, коробки открыли, и заказ обычно закрывается голосовым «получили». Без накладной или акта у бухгалтерии нет документа, подтверждающего факт приёмки, а у заказчика нет основания отнести сумму на нужную статью. Приёмка без подписи получателя — это не приёмка.
Четвёртый блок зависит от налогового статуса поставщика и от того, плательщик ли вы НДС. Плательщик запрашивает документы по НДС, неплательщик работает со счётом без НД и уточняет это в момент согласования, а не после приёмки.
Счёт — самый формализованный документ в цепочке, и проверять его проще всего. Достаточно знать, какие поля обязательны и на что смотреть в первую очередь.
Отдельно проверяется совпадение реквизитов с теми, что были в договоре. Смена счёта в последний день перед оплатой — распространённый сценарий мошенничества, и остановить его можно одной сверкой.
На этапе согласования полезно один раз зафиксировать письменно, является ли ваша компания плательщиком НДС. Это снимает половину вопросов: счёт с НДС и счёт без НДС — не одно и то же предложение, и разница между ними не является ошибкой поставщика.
Базовое правило простое: налоговый статус обеих сторон определяет, какие документы вообще возможны в сделке. Если поставщик не платит НДС, он не выставит счёт с НДС, и требовать его бессмысленно — нужно либо принять счёт без налога, либо обсуждать другого поставщика.
В Армении основная ставка НДС составляет 20 процентов. Именно поэтому у плательщика НДС и у неплательщика разные ожидания от одной и той же поставки, и этот статус проговаривается до выставления счёта, а не после.
Для мерча встречается три рабочих варианта. Первый — сделка с плательщиком НДС: стороны работают с полноценными налоговыми документами. Второй — сделка с поставщиком на упрощённом режиме или самозанятым: документы оформляются по его режиму, счёт выставляется без НДС, и налоговые последствия несёт покупатель. Третий — импорт: товар ввозится из-за пределы ЕАЭС, и налоговая нагрузка возникает на таможенном этапе, а поставщик в другой стране работает по своим правилам.
Импортный сценарий требует отдельного пакета: таможенные документы и документы по внешнеторговому контракту. В этом случае налоговый агентский учёт ведётся по правилам страны импорта, а счёт от иностранного поставщика сам по себе не является налоговым документом для армянского учёта.
Практический совет: до первой сделки зафиксировать в рабочих документах налоговый статус обеих сторон и формат документов, который будет принимать ваша бухгалтерия. Это дешевле, чем переделка в конце года при сверке.
Проверка занимает несколько минут, если порядок действий зафиксирован. Он простой: сначала сверка с заказом, затем сверка с фактом, и только потом платёж.
Первый шаг — сверка счёта со спецификацией и с утверждённым макетом. Совпадают ли позиции, количество, метод нанесения, доработки. Если в счёте появилась позиция, которой не было в заказе, это повод для вопроса до оплаты, а не после.
Второй шаг — сверка с фактически принятой партией. Приёмка идёт по накладной: пересчитывается количество, проверяется отсутствие брака, отмечаются расхождения. Если часть партии не принята, накладная оформляется на фактически принятое количество, а счёт корректируется.
Третий шаг — сверка реквизитов получателя платежа с реквизитами поставщика из договора или спецификации. Несовпадение означает остановку платежа до выяснения причин.
Четвёртый шаг — проверка полноты пакета: счёт, накладная или акт, платёжный документ и налоговые документы по НДС при наличии статуса плательщика. Неполный пакет возвращается поставщику до оплаты, если иное не оговорено во внутреннем регламенте.
Сверку имеет смысл формализовать коротким чек-листом на одну страницу. Без него каждая проверка выполняется по памяти конкретного сотрудника, и качество зависит от того, кто сегодня работает.
Сбор требований вашей бухгалтерии в один перечень: какие документы нужны по каждому типу сделки, в какой последовательности и в каком виде. На выходе — формат комплекта и список обязательных полей для счёта и накладной. Формат согласуется с бухгалтерией один раз и передаётся поставщикам в требованиях к оформлению. Срок 2–4 рабочих дня.
Одностраничный документ с последовательной проверкой: счёт против спецификации, накладная против фактической приёмки, реквизиты против договора, полнота пакета. К каждому пункту добавляется действие при расхождении — запросить корректировку, приостановить оплату, оформить акт разногласий. Внедряется как часть процесса оплаты, а не как отдельная задача. Срок 1–2 недели.
Процедура на случай, когда документ не получен, получен с ошибкой или не соответствует факту. Описывается последовательность: письменное требование с указанием недостающей позиции, срок устранения, фиксация приёмки по накладной, отсрочка оплаты спорной части, повторная сверка. Также проговаривается, как фиксировать расхождения по качеству и количеству. Срок 1–2 недели.
Структура папки заказа с закреплённым составом документов, правила именования файлов, связь с бухгалтерской системой и порядок доступа. Дополнительно — что хранится дольше, а что можно удалять после закрытия периода, и кто отвечает за целостность архива. Особое внимание уделяется документам по НДС, которые должны быть доступны для сверки. Срок 1–3 недели.
Документы по заказу хранятся рядом с самим заказом, а не в личной почте. На каждый заказ — одна папка с фиксированным составом: спецификация, счёт, накладная или акт, платёжные документы, налоговые документы по НДС при их наличии, подтверждение приёмки с фотографией готовой партии.
Именование файлов единое: номер заказа, тип документа, дата. Это позволяет собрать комплект по сделке за минуты, а не за час, что особенно важно при подготовке к сверке или при проверке.
Срок хранения первичных документов определяется учётной политикой компании и применимыми требованиями законодательства. Практически ориентироваться стоит не на «не помню», а на внутренний график: если документ может понадобиться через два-три года, его лучше хранить в электронном виде с первого дня и не перекладывать в ручной архив.
Отдельно контролируется доступ. Папка с платёжными и налоговыми документами не должна лежать в общем диске без разграничений, особенно если компания работает с несколькими юридическими лицами или с филиалами.
Неполный пакет — рабочая ситуация, а не катастрофа. Важно, чтобы реакция была заранее описанной, иначе каждый случай решается заново и приёмка превращается в переписку.
Первый шаг — письменное требование с точным перечнем: какой документ отсутствует, к какой партии относится, в какой срок нужен. Устная просьба по телефону не фиксирует обязательство и через неделю не подтверждается ничем.
Второй шаг — фиксация фактической приёмки. Даже если накладной нет, партия принимается с оформлением внутреннего акта: дата, количество, состояние, подпись. Это защищает компанию от претензий поставщика о том, что товар получен не полностью или получен с дефектом.
Третий шаг — решение по оплате. Спорная часть с оплатой приостанавливается, оплата за принятую и бесспорную часть проводится. Решение фиксируется внутри компании и согласовывается с бухгалтерией и юристами.
Четвёртый шаг — эскалация. Если документ не появляется в согласованный срок, вопрос поднимается на уровень руководителя поставщика и одновременно рассматривается вариант следующей сделки с другим контрагентом или с изменением условий оплаты.
Опытный заказчик заранее договаривается о комплекте документов до начала производства, а не после. В спецификации или в приложении к договору пишется, какие документы выставляются при отгрузке и какие — при приёмке. Это не удорожает сделку и снимает большинство проблем с документами.
Для регулярных закупок достаточно стандартной проверки: реквизиты, подписанные документы, соответствие счёта заказу, полнота пакета. Приглашение аудитора имеет смысл при разовых крупных закупках, при работе с новым контрагентом на значимые суммы или при сделках с иностранным поставщиком, где появляются таможенные документы и валютные платежи. Решение принимает ваша финансовая служба, и оно не связано с категорией товара.
Уточнить его налоговый статус письменно и зафиксировать формат документов, который он может выставить. Если ваша компания — плательщик НДС, вы принимаете решение сознательно: либо продолжаете работу с учётом особенностей учёта, либо рассматриваете другого поставщика. Молча принимать счёт без НДС и разбираться с последствиями в конце периода — худший из вариантов.
Зависит от вашего внутреннего учёта. Накладная подтверждает факт передачи и количество, акт приёма-передачи дополнительно фиксирует результат проверки и подпись принимающей стороны. На практике встречается вариант, где накладная служит и актом, если в ней есть отметка о приёмке. Что именно принимает ваша бухгалтерия, стоит выяснить до первой сделки, а не после закрытия месяца.
Нет. Corp-Merch — независимый поставщик B2B-мерча в Армении со своей производственной цепочкой. Страница описывает общую практику сбора налоговых и счётных документов и не связана с внутренними регламентами, учётными политиками или процессами конкретных компаний. Формат документов по каждой поставке определяется договором и спецификацией.
Эта страница описывает практику сбора налоговых и счётных документов при закупке корпоративного мерча в Армении. Corp-Merch — независимый поставщик с собственной производственной цепочкой в Ереване и не связан с бухгалтерскими подразделениями, учётными политиками или внутренними регламентами отдельных компаний. Приведённые перечни документов, последовательность проверки и ставка налога приводятся как описание общей отраслевой практики и не являются юридической или налоговой консультацией. Налоговый статус сторон, перечень документов и сроки их хранения определяются учётной политикой каждой компании, требованиями законодательства и позицией финансовой службы. Перед изменением порядка документооборота требуется согласование с финансовой и юридической службами.