Հանձնարարականի ձևակերպում
Մատակարարի համար անհրաժեշտ տեղեկությունների ամբողջական փաթեթ՝ արտադրանքի տեսակ, քանակ, ուղեցույց, ժամկետ և հանձնման վայր։
Ուղեցույցներ · պրոկուրեմենթ · պատվերի հանձնարարական · նմուշի հաստատում · ընդունում և պահեստ · բաշխում · AMD
Մերչի կորպորատիվ պրոկուրեմենթի գործընթացը
Մերչի պրոկուրեմենթը սովորաբար բաժանվում է յոթ քայլի՝ պահանջի ծնումից մինչև պատվերի վերջնական բաշխում։ Յուրաքանչյուր քայլի պարտականությունը պետք է պարզ լինի, որպեսզի ոչ մի որոշում չկայացվի առանց հաստատման և ոչ մի պատվեր չմնա առանց հաշվառման։ Այս էջը ցույց է տալիս, թե ինչպես կառուցել այս գործընթացը հստակ պարտականություններով և փաստաթղթավորմամբ։
Ով է պատվիրում և ով հաստատում
Մերչի պրոկուրեմենթի սկզբում միշտ կա պահանջի ծնում՝ միջոցառում, որը պահանջում է մերչ, կամ նոր աշխատակից, որին անհրաժեշտ է աշխատանքային պարագա։ Պահանջը կարող է ձևավորվել մարքեթինգի բաժնում, համաժողովրդական կապերում, մարդկային ռեսուրսների կամ գործառնական թիմերում։ Սովորաբար պահանջը ձևակերպվում է գրավոր տեսքով՝ ժամկետների, քանակի և տեսակի նախնական նկարագրով, որից հետո այն փոխանցվում է պրոկուրեմենթի պատասխանատուին։
Հաջորդ քայլում միջամտում է հաստատման շղթան։ Փոքր և ստանդարտ պատվերների համար սովորաբար բավական է մեկ հաստատող, օրինակ՝ մարքեթինգի ղեկավար։ Միջին չափի պատվերների համար պահանջվում է երկու հաստատող՝ մարքեթինգի և ֆինանսների կամ գործառնական ղեկավարության ներկայացուցիչներ։ Մեծ և կրկնվող պատվերների համար անհրաժեշտ է ընդհանուր ղեկավարի կամ տնօրենների խորհրդի հաստատումը։ Հաստատման այս մակարդակները պետք է նախապես գրանցված լինեն կազմակերպության պրոկուրեմենթի կանոնագրքում, որպեսզի որևէ քայլ կասկածի տեղիք չտա։
Պրակտիկայում հաճախ հանդիպում է մեկ տիպի խնդիր՝ պահանջը ձևավորվում է մեկ անձի կողմից, իսկ հաստատման շղթան փոխվում է ըստ պատվերի չափի։ Որպեսզի սա չխաթարի գործընթացը, պրոկուրեմենթի պատասխանատուն պետք է նախապես սահմանի չափերի շեմերը և համապատասխան հաստատողների ցանկը՝ գրավոր ձևով։
Հանձնարարականի փոխանցումը մատակարարին
Մատակարարի հետ աշխատանքը սկսվում է հանձնարարականի փոխանցումից, որը հաճախ կոչվում է brief։ Այս փաստաթուղթը պետք է պարունակի չորս տեսակի տեղեկություն՝ արտադրանքի տեսակը և քանակը, ուղեցույցի պահանջները, ժամկետները և հանձնման վայրը։ Առանց այս տեղեկությունների մատակարարը չի կարող ճիշտ առաջարկ տալ, և հաջորդ փուլերում անխուսափելի են շեղումները։
Բացի հիմնական տեղեկություններից, հանձնարարականը պետք է պարունակի նաև կոնտեքստ՝ միջոցառման բնույթը, լսարողի տեսակը, տրամադրությունը և այն հաղորդակքը, որը պատվիրատուն ցանկանում է փոխանցել մերչի միջոցով։ Առանց կոնտեքստի մատակարարը ստիպված է լինում ենթադրություններ անել, որոնք հաճախ սխալ են լինում, և արդյունքում պատվերը բազմիցս վերափոխանցվում է։
Հանձնարարականի փոխանցումը սովորաբար տեղի է ունենում երկու ձևով՝ գրավոր կամ հանդիպման ձևով։ Գրավոր ձևը պարտադիր է, քանի որ ծառայում է որպես ապացույց ավելի ուշ ծագող վեճերի դեպքում, իսկ հանդիպումը՝ որպես հնարավորություն մատակարարին հարցեր ուղղելու և սխալ ընտրությունները սկզբում բացառելու համար։
Նմուշի հաստատման փուլը
Նմուշի հաստատման փուլը սկսվում է առաջին արտադրանքի փորձնական տարբերակի ստացումից հետո։ Փորձնական նմուշը պետք է արտադրվի նույն նյութից, նույն մեթոդով և նույն գույնով, ինչ հիմնական պատվերը, որպեսզի հաստատումը արդարացի լինի։ Նմուշը սովորաբար ուղարկվում է գրավոր հաստատման համար, և պատվիրատուն ուղարկում է իր արձանագրությունը՝ կոնկրետ մեկնաբանությամբ։
Հաստատման արձանագրությունը պարտադիր պետք է պարունակի նմուշի համարը, հաստատման ամսաթիվը, հաստատողի անունը և կարծիքը՝ անկախ նրանից՝ ընդունվում է, վերադարձվում է ուղղման կամ մերժվում է։ Առանց այս արձանագրության մատակարարը չի կարող անցնել լրիվ արտադրության փուլին։ Սա երաշխավորում է, որ պատվերի որևէ մասի վերաբերյալ հաստատումը կարող է վերարտադրվել որևէ պահի։
Որոշ կազմակերպություններ նմուշի հաստատման համար սահմանում են երկու փուլ՝ նախնական և վերջնական։ Նախնական փուլում մատակարարը տրամադրում է թվային մոկեյ, վերջնական փուլում՝ ֆիզիկական նմուշ։ Այս մոտեցումը կրճատում է թափոնները, քանի որ մեծ մասշտաբով ուղղումները արվում են թվային տարբերակում, իսկ ֆիզիկական նմուշի վրա մնում են միայն մանր ճշգրտումները։
Ծառայության ուղղություններ պրոկուրեմենթի շրջանակում
Նմուշի հաստատման կարգ
Փորձնական արտադրանքի տրամադրում և գրավոր հաստատման արձանագրություն, որպեսզի յուրաքանչյուր քայլ վերարտադրելի լինի։
Պատվերի ընդունում և հաշվառում
Մատակարարից ստացված ապրանքի ձևակերպում, քանակի ստուգում և պահեստի կազմակերպում առաքման պահից մինչև բաշխում։
Բաշխման կանոններ
Ով է ստանում մերչը, երբ է ստանում և ինչ պայմաններով, որպեսզի յուրաքանչյուր միավոր հասնի ճիշտ հասցեատիրոջը։
Պատվերի ընդունում և պահեստ
Պատվերի ընդունումը սկսվում է մատակարարից ապրանքի ստացմամբ և ավարտվում է պահեստում գրանցմամբ։ Ստացման պահին պարտադիր է արտաքին վիճակի ստուգում՝ փաթեթավորման ամբողջականությունը, տեսանելի վնասվածքների բացակայությունը և քանակի համապատասխանությունը պատվերի հետ։ Եթե առաքումը կատարվում է բազմափուլ, ապա ստուգումը կրկնվում է յուրաքանչյուր խմբաքանակի համար, քանի որ միջանկյալ տեղափոխությունները կարող են վնասել արտադրանքը։
Պահեստային կազմակերպումը պետք է հաշվի առնի երեք գործոն՝ ջերմաստիճան, խոնավություն և մուտքի վերահսկողություն։ Տեքստիլը պահանջում է չոր պայմաններ՝ կանխելու կաղապարի առաջացումը, իսկ էլեկտրոնային արտադրանքը՝ հաստատուն ջերմաստիճան՝ կանխելու մարտկոցների վնասումը։ Մուտքի վերահսկողությունը կարևոր է այն առումով, որ ոչ ոք պահեստից ինքնուրույն չվերցնի մերչ առանց հաշվառման։
Պահեստում պահվող մերչը պետք է ունենա շարժման հաշվառում՝ ստացման և բաշխման ամսաթվերով, ստացողների ցուցակով և մնացորդով։ Այս հաշվառումը ծառայում է որպես ապացույց ֆինանսական հաշվետվությունների համար և օգնում է պլանավորել հաջորդ պատվերների ծավալը։ Պահեստում պահվող ապրանքի թարմացման ժամկետը պետք է ստուգվի յուրաքանչյուր սեզոնում, քանի որ որոշ նյութեր ժամանակի հետ կորցնում են տեսքը։
Բաշխումը պատասխանատու կերպով
Մերչի բաշխումը պատասխանատու կերպով պահանջում է ստացողների հստակ ցանկ։ Ցանկը սովորաբար կազմվում է պատվիրատուի կողմից՝ աշխատակիցների, գործընկերների կամ միջոցառման մասնակիցների անուններով, և փոխանցվում է բաշխման պատասխանատուին։ Առանց նման ցանկի մերչը կարող է վերադառնալ պահեստ անհաշվետու կորստերով, որոնք հետագայում ֆինանսական վերանորոգման խնդիր են դառնում։
Բաշխման յուրաքանչյուր քայլ՝ ստացումը, տրամադրումը և մնացորդի վերադարձը, պետք է փաստաթղթավորվի։ Պարզ գրանցամատյանը պարունակում է ամսաթիվ, ստացողի անուն, իրի տեսակ և քանակ։ Այս գրանցամատյանը ծառայում է որպես ապացույց ինչպես ֆինանսական ստուգումների, այնպես էլ ինքնության պահպանման համար՝ որտեղ է հայտնվել յուրաքանչյուր միավոր։
Որոշ կազմակերպություններ բաշխման համար կիրառում են երկու սկզբունք՝ ստացողի ստորագրությունը կամ էլեկտրոնային հաստատումը։ Ստորագրությունը ծառայում է որպես ֆիզիկական ապացույց, իսկ էլեկտրոնային հաստատումը՝ որպես արագ գրանցման միջոց, որը հետագայում հեշտությամբ վերլուծվում է։ Երկու մոտեցումներն էլ ընդունելի են, եթե միասնական կիրառվեն բոլոր ստացողների համար։
- Առաջին փուլ. Պահանջի ծնում — Մարքեթինգի կամ գործառնական թիմը ձևակերպում է պահանջը՝ ժամկետների, քանակի և տեսակի նկարագրով։
- Երկրորդ փուլ. Հաստատման շղթա — Հաստատող անձը կամ շղթան ստորագրում է պատվերը՝ կախված չափի շեմերից։
- Երրորդ փուլ. Հանձնարարական և նմուշ — Մատակարարը ստանում է հանձնարարականը, արտադրում է փորձնական նմուշ և ստանում գրավոր հաստատում։
- Չորրորդ փուլ. Արտադրություն և ընդունում — Պատվերն արտադրվում է, ստուգվում է յուրաքանչյուր խմբաքանակում և գրանցվում պահեստում։
- Հինգերորդ փուլ. Բաշխում — Ստացողների ցանկով մերչը հասնում է յուրաքանչյուր հասցեատիրոջը և գրանցվում հաշվառման մեջ։
Հաճախ տրվող հարցեր պրոկուրեմենթի վերաբերյալ
Ով է պատասխանատու պահանջի ձևակերպման և հաստատման համար
Պահանջի ձևակերպումը սովորաբար պատկանում է մարքեթինգի կամ համապատասխան գործառնական թիմին, իսկ հաստատումը՝ պրոկուրեմենթի կանոնագրքով սահմանված հաստատող շղթային։ Հաստատման մակարդակները կախված են պատվերի չափից և պետք է նախապես գրանցված լինեն։
Ինչու՞ է նմուշի հաստատումը պարտադիր
Նմուշի հաստատումը ծառայում է որպես ապացույց, որ արտադրանքը համապատասխանում է ուղեցույցին և պատվիրատուի սպասելիքներին՝ նախքան լրիվ խմբաքանակի արտադրությունը։ Առանց այս քայլի սխալը բացահայտվում է արդեն առաքումից հետո, երբ ուղղումը թանկ և ժամանակատար է։
Ինչպե՞ս է կազմակերպվում պահեստը և շարժման հաշվառումը
Պահեստը պահպանում է ջերմաստիճանի, խոնավության և մուտքի վերահսկողության պայմանները։ Շարժման հաշվառումը պարունակում է ստացման և բաշխման ամսաթվեր, ստացողների ցուցակ և մնացորդ։ Սա թույլ է տալիս վերահսկել շարժը և պլանավորել հաջորդ պատվերները։
Արդյո՞ք Corp-Merch-ը կորպորատիվ պրոկուրեմենթի գործընկեր, հովանավոր կամ պաշտոնական մատակարար է
Ոչ։ Corp-Merch-ը անկախ B2B արտադրանքի մատակարար է և չի հանդես գալիս որպես որևէ կազմակերպության պրոկուրեմենթի գործընկեր, հովանավոր կամ պաշտոնական մատակարար։ Մատակարարի ընտրությունը, հաստատումը և վերահսկողությունը միշտ պատվիրատուի պարտականությունն է։
Այս էջը ներկայացնում է մերչի պրոկուրեմենթի ընդհանուր սկզբունքները, ոչ թե պարտադիր ընթացակարգ։ Իրական ժամկետները, հաստատման մակարդակները և պահեստային պայմանները կախված են պատվիրատուի կանոնագրքից, արտադրանքի տեսակից և արտադրության երկրից։ Հիշված կազմակերպությունները ոլորտի հաղորդակցական հղումներ են և չեն ենթադրում գործընկերություն, հովանավորություն կամ պաշտոնական ներկայացուցչություն։