Վարչակազմի և սպասարակների համար կորպորատիվ արտադրանք

Ընդունելու գրասենյակը՝ կազմակերպության առաջին տպելը

Ընդունելու գրասենյակը գրասենյակային տարածքի ամենափոքր, բայց ամենաշրջելի հատուկն է։ Մեկ առաջին զգացողությունը ունեցող հյուր վարչական հատվածից դուրս է գնում ոչ թե ընդունելու սենյակի չափի, այլ այն տեղեկատվության արագությանը, որը նա ստանում է այն ժամանակ, երբ դեռ չգիտի, թե ով է իրեն սպասում։ Հենց այս պահին է ձևավորվում այն ընդհանուր տեսքը, որը հյուրը կառուցում է ընկերության մասին՝ մոտավորապես ոչ ժամերի ընթացքում, այլ մոտավորապես մեկ րոպեի ընթացքում։

Երբ վարչական պատվեր է տրվում, այն հաճախ սկսվում է սխալ հարցից. ո՞վ է պատասխան հյուրերին։ Պատասխանությունը հաճախ բաշխված է մի քանի մարդու միջև, և երբ պատվիրատունը չի կարող խոսել այն ամեն ինչի մասին, որ իրեն պատահում է, գործընթացը դառնում է փորձարկում և վերադառնում վարչական թիմի մոտ որպես թեկուզ։

Հենց այստեղ է տեղավորվում այն հիմնական որոշումը, որը մերչ ծրագրում հաճախ բացակայում է. ընդունելու գրասենյակի պատվերը միակը չէ, որը պետք է կատարվի վարչական հատվածում։ Դրան կպատասխանում են նաև սպասարակության բլոկը, մաքյուլության բլոկը, նիստային սենյակների բլոկը և շենքի ներքին ենթակառուցվածքի բլոկը։ Չորսն էլ հանդիպում են նույն խնդիրին՝ ապահովել համահունսություն, որի մասին հենց վարչական թիմն է պատասխան գտնում։

Երկրորդ կարևոր պայմանը հենց ընդունելու գրասենյակի հետ կապված ֆունկցիոնալ խնդիրն է՝ հյուրերի գրանցումը և նույնականությունը։ Հյուրը կարևոր չէ միայն անունն ու պատասխանատվածությունը, այլ նաև որ ով է եղել երբ, որ վերադարձել է և ինչ է պատասխանել։ Այս տեղեկությունը միայն գրասենյակական հուշատեղակին է. հյուրային լոգիստիկայի հետ կապված է, որպեսզի արտադրանքը դառնա ֆունկցիոնալ գործիք, ոչ թե դեկորացիա։ Նույն տրամաբանության մեջ հաճախ հանդիպվում է ներկապնականություն՝ ընդունելու բաժանների, այցելուցի բաժանների և մշտական անձնակազմի բաժանների միջև, որոնք պետք է տարբեր են լինեն և՛ բնագրությամբ, և՛ կառուցվածքով, և՛ պահման ժամկետով։

Ընդունելու բաժան

Անվանական, կողմային լոգոյով, չվերջագրով և լրացուցիչ բաժաններով փոքր խմբերում

Այցելուցի բաժան

Ժամանակավոր սերթիշներ՝ լրացվող անունով և վերադարձման պահպանման դաշտով

Գործավար ժամացույց

Ամիսներ 1-3՝ բացման, ամիսներ 4-9՝ արտադրություն, ամիսներ 10-12՝ համապատասխանություն

Հաճախ սխալը

Ընդունելու աշխատանքը կատարվում է առանձին մատակարարի, մնացածը՝ վարչական թիմի մոտ

Նիստային սենյակները և նիստային պարագանները

Նիստային սենյակը վարչական թիմի ամենահեռանկար գործիչն է։ Այնտեղ է, որտեղ հաճախ փակվում է պայմանավորությունը՝ նոր գործընկերի մասին, պատվիրատուի մասին, կառավարման թիմի մասին և վերանայումների մասին։ Արտադրանքի դերը այստեղ չի դառնում դեկորացիա։ Այն պետք է թույլ տա մեկ սեղանի շուրջ ենթակառուցվածք գործելուն, որի մեջ յուրաքանչյուր մասնակցի տեսանելի է իր տեղը, և որում վերջնական հարցը պատասխանվում է նստարկային սենյակում, ոչ թե բարձիկին վառվող բեկերը։

Սեղանային բնակավայրը ունի ուղղակի ազդեցություն քանդակների վրայ։ Եթե սեղանը մի քանի տեղ վերցնում ավելի շատ տեղ քան տեսողը, միաժամանակ սահմանափակվում է շուրջադրձն տեսադաշտը։ Այդ պատճառով բուլորամբ համարվող նվավերի, ջերմանոցերի և ջրի բաժանների բաշխումը պետք է հաշվի առնել սեղանի իրական բնակավայրը, ոչ թե հյուրերի թվին միայն։ Ամեն սեղանի համար սովորաբար նախադրվում է բաժանների մի միջին սահմանով, որից իրենց պահանջը կարող է շեղվել միայն դասակարգի սահմաններում նշված պայմաններով։

Աղյուսակները երկու տեսակի են՝ փուլված կոպիկները, որոնք պատված բացելու հետո փաթեթվում են, և ստեղծելով աշխատանք՝ կոտորակված կամ փակ շիշներում։ Երբ նիստային հատուկը միջազգային է, սեղանից հեռացվում են այն միջոցները, որոնք նույնականություն են վարմանի վրայ, և այս պահանջը պետք է գրվի պատվերի պայմաններում ոչ թե բացահայտվի պատվիրատուի կողմից։ Մեկ սեղանի վրա հինգ տարբեր նվավերի տեղադրումը սեղանային տեսքը փոխում է ավելի շատ, քան երեք տեսակի տեղադրումը. սա այն տեղն է, որտեղ սկսվում է տեսադաշտի համազգեստության խնդիրը։

Մաքյուլության և սպասարակման թիմերի հագուստը

Սպասարակման թիմի հագուստը տվյալ պահին որոշում է կազմակերպության մասին այն բանը, որին հյուրերը չեն դժվում և աշխատակիցները չեն դժվում։ Եթե մաքյուլության հագուստը մաքուզին է և ավելի մաքուզ է, երբ պետք է է, մաքյուլության անձնակազմի աշխատանքը դառնում է տեսնելիից ավելի թեժ վարման առումներում։ Համապատասխանականությունը այստեղ ոչ թե կոսմետիկ հարց է, այլ օպերացիոն հարց է. սխալ հագուստը վարչական ժամանակը վատնում է ամեն օր, բայց դրա արժեքը չի երևում հաշիվում, մինչև ստանում է այն պահին, երբ հաճախորդը դժվում է մուտքին զբաղվող վառ հոտով կամ թույլ չտեսնելով մուտքի վերջ։

Մաքյուլության հագուստի նյութային պահանջը նույնականություն է՝ հեղոփորեննեության դեպքում նյութը պետք է դառնա հեղոփորենիող հյուսվածք՝ թափառեցնելուց հետո։ Եթե հագուստը կոշտ է, նյութը կուշանում է, հեղոփորենը կպահել չի կարող, և ինչպես պարզվում է հենց ամենավճարժանային գործընթացում՝ արտադրանքի հասցեները դուրս են մնում կոշտության պատճառով։ Սա ճիշտ պատճառ է ոչ թե տոկոսային հուսալիության, այլ համարողական տվյալների հավաքման համատեղ նվազեցում՝ ոչ ոքի չի կարող նվազեցնել։

Սպասարակական թիմերի դեպքում պատվերը հաճախ լրացվում է երկու գործոյն միջև՝ մի մասը վարչական թիմին է կազմում միջազգային հյուրերի համար նախատեսված շրջանակում, մյուսը համազգեստում է բերձում՝ խոշոր փառով, հավաքում՝ հնրային օրվա, և այլ էլ. երբ այս երկու պահանջները միավորվում են մի բոլորովին և հետո առանձնացվում են ժամանակի ընթացքում, արտադրությունը կրում է երկու լրացում՝ մեկը պահուստի, մյուսը՝ պաշտոնական։ Ճիշտ որոշումը այստեղ առաջինն է սահմանել յուրաքանչյուր խմբի կանխատեսությունը կամ պահուստավորումը՝ ոչ թե հետո լրացնելու հնարավորությամբ։

Մանրամաս վարույցները, դիմիկները և ձեռնույցները պետք է ունենան հստակ բաշխում. հետզատուկ աշխատանքի դիմիկը, որը սովորաբար գործընթացներում է բաժանվում, տեղադրում է լրացուցիչ թերության վտանգ, ուստի առանձնացված վարույց պետք է լինի փաստաթղթում։

Անունապնակների կարևորությունը սպասարակական թիմի մոտ սովորաբար տարբերվում է հյուրային տարածքից։ Անունապնակը ուղղությունների ենթաշերտ է՝ աշխատակիցը պատասխան է տալիս ուղղությունը ոչ թե մոտ գտնողին, այլ հենց իրեն։ Եթե շենքում կազմակերպության մասնակցությունը մեծ է, ապա պատասխանատվածությունը պետք է նշված լինի թե՜ նվավերի վրայ, թե՜ գրասենյակային տեղադրման սխեմայում։ Անունապնակը ոչ մի դեպքում չպետք է փոխարինվի պատվերի ընթացքում առանց վերահսկման և բացելու վերահսկման՝ այս ամենը նշանակում է նոր վերարտադրություն, որը սովորաբար բախում է ժամանակագույցին։

Գինը, հարկերը, մաքյության կարգը և առաքումը

Վարչական պատվերների գնային կառուցվածքը սովորաբար կազմում է մեկ փոքր մաս ընդհանուր մեծ պատվերի մեջ։ Վարչական հատուկների մասում գերակշռված է հյուրը, այսինքն՝ արժեքը որոշվում է ոչ թե տեսակի միջին գինով, այլ պարտի բազմակողությամբ։ Նվավերի անվանականացումը, տպագրության կողմերի ավելացումը, թղթի կատարման ընտրությունը և փաթեթավորումը միայն մեկ տեսակի մոտ են տեղադրվում, և բոլոր հարցերը պատասխանում են մեկ հնարավորի միջոցով՝ խմբային հաշվարկային առաջադրում սեղանի միջոցով։

Հայաստանի հաշվետվածության ստանդարտով պատվերները ձևակերպվում են AMD արժույթով և ներառում են 20 տոկոս ԱԱՀ։ Հյուրերի բաժանների համար կիրառվում են ArCa և Idram վճարային ուղիները, բանկային փոխանցումը՝ մեծ պատվերների դեպքում։ Վարչական բաշխման գործընթացում կարևոր է վճարը կատարել հյուրի հետ, քանի որ պատվերը հաճախ ձևակերպվում է գնանոցին՝ նախքան արտադրությունը սկսվելը։ Սա երկու կողմերին էլ հարմար է. վարչական թիմը մինչ վճարի ստացումը չի կատարում արտադրության հաշվումներ, իսկ մատակարարը չի սկսում ծախսեր՝ չստանալով պատվերի հստակ հաստատումը։

Արտահանման կարգը կարևոր է միջազգային պատվերների դեպքում։ Երբ արտադրանքի մի մասը մուտք է գալիս Եվրամատիքի տարածքից, այն մտնում է Եվրասիական տնտեսական միության տարածքում, և սովորաբար չի ենթարկվում սահմանամերձ հարկերին, բայց այդպիսի առաքումներին պետք է ուղղակի վճարվեն տոների փոքրիճին։ Հայաստանում տարածված նյութերը՝ բամբուկ, պոլեստեր, մետաղե խմիչքների մասին, դասակարգվում են տոների շուրջ՝ ՀՄԿ նույնականակիցով, և այդ դասակարգումը տարբերում է վարչական պարագանների վերադառնալու տոները հենց այն հոդվածից, որտեղ պետք է բացահայտվի պատվիրատունի քաղաքականության համապատասխանությունը։

Առաքման հեռավորությունը վարչական պատվերների դեպքում հաճախ է դառնում ոչ թե տրանսպորտի, այլ կազմակերպման խնդիր։ Երբ վարչական թիմը մեկ վճարապահումով է բաշխում նյութը երկու հասցե՝ Երևանի գրասենյակի և Գյումրի մասնաճիւղ, այն պետք է նախապես ունենա երկու առանձին առաքման պլան։ HayPost-ը և SPS Express-ը ծառայում են այս խնդիրը, բայց մատակարարի անձնակազմը պետք է հեռահաղորդի հասնին ժամանակից նախ, որպեսզի փուլավորումը չկորցնի իր կառուցվածքը։ Արդյունքում վաղը առաքված փաթեթը առանց վերահսկման բախում է վերապահում ամբողջ պատվերը։

Արտադրության ժամկետը վարչական պատվերների դեպքում կախված է տեսակից։ Պատված հագուստի համար սովորաբար հաշվվում է 4-6 շաբաթ, ամբողջությամբ անհատականացված յուրաքանչյուր հատի մեջ՝ 6-8 շաբաթ, պատրաստ պարագանների դեպքում՝ 1-2 շաբաթ։ Վարչական բանկային պատվերներում ամենահաճախ կրիչ պայմանը ոչ թե արտադրությունն է, այլ նույնականության պահանջն է. նշանը պետք է լինի միջազգային հյուրերին ընդելի, նույնապես ինքնուրույն աշխատակիցներին և մաքյուլության թիմին, որպեսզի արտադրանքը չպահանջի բացատրություն այն պահին, երբ աշխատանքը կատարվում է հենց արդյունքի վրայ։

Պլանավորման ժամանակացույցը վարչական պատվերի համար

Վարչական պատվերների ժամկետը սովորաբար երկու պահից բաղկացում է՝ նախապես որոշումը, հետո արտադրությունը։ Առաջին փուլում հանդիպում են հայտակարգումներ, որոնք սովորաբար պայմանավորում են ամբողջ պատվերի ժամկետի մեկ հասկավորող մասը։ Երկրորդ փուլում կարճ արտադրությունները ստիպում են պլանը հետը կանգնեցնել, եթե սկզբում հյուրի բաժանների թիվը սխալ էր հաշվվել։

1. Առաջին շաբաթ. Աուդիտ և բաժանվողության քարտեզ — Որոշվում են հյուրերի բաժանների ենթատեսակները, նիստային սենյակների քանակը, ուղղության նշանների թիվը և սպասարակական հագուստի չափը, ներկապնական միավորների պահանջով՝ ո՞ւմ է բաժանվում յուրաքանչյուր հատը։
2. Երկրորդ շաբաթ. Կոշմայի նմուշների հաստատում — Տպված նշաների, պղպեղի, անվանապնակների և նիստային նշանների նմուշները ստուգվում են նախքան ամբողջական հատխմբի որոշումը։
3. Երրորդ շաբաթ. Արտադրություն և բաշխման պլան — Խմբերը բաժանվում են ըստ հասցեի և քանակի, կիրառվում են ընդունելի որակի մակարդակները՝ ընդունելու գործիչի համար խիստ, մնացածի համար՝ ստանդարտ։
4. Չորրորդ և հետո՝ Առաքում և հանգեցում — Առաքումը կատարվում է նշված հասցեներով, հանգեցումը կատարվում է շենքի կառավարման հետ՝ երկու ստունագրող կողմերի մասնակցությամբ։